Brak obowiązku wystawiania faktur w KSeF - dla kogo?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) coraz bliżej! Dla wielu przedsiębiorców to duża zmiana, która wymaga dostosowania procedur i narzędzi do nowych przepisów. Na szczęście nie wszyscy będą musieli korzystać z KSeF. Sprawdź, czy jesteś w gronie szczęśliwców, których ten obowiązek ominie.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Wejście w życie obowiązkowego KSeF zostało zaplanowane etapowo:

• od 1 lutego 2026 roku - dla firm, których sprzedaż w 2025 r. (razem z VAT) przekroczyła 200 mln zł
• od 1 kwietnia 2026 roku - dla pozostałych przedsiębiorców

Równolegle trwają prace legislacyjne i techniczne, m.in. nad:

• nową architekturą systemu
• Aplikacją Podatnika KSeF
• wdrożeniem załącznika do faktur
• aktualizacją struktury FA
• ujednoliceniem środowisk testowych i produkcyjnych

Brak obowiązku wystawiania faktur w KSeF - kto jest zwolniony?

KSeF będzie obowiązkowy tylko dla polskich przedsiębiorców. Oznacza to, że przedsiębiorca, który otrzyma fakturę od zagranicznego dostawcy, nie ma obowiązku wprowadzenia jej do systemu KSeF.

Ministerstwo Finansów wskazało też grupy podatników zwolnionych z tego obowiązku:

1. Firmy zagraniczne bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce

Przykład: Brytyjska firma konsultingowa świadczy usługi dla polskich kontrahentów. Ze względu na miejsce świadczenia usług rejestruje się do VAT w Polsce. Nie utrzymuje tu żadnego biura ani pracowników, więc nie ma obowiązku wysyłania faktur do KSeF.

2. Firmy ze stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce, ale to miejsce nie uczestniczy w danej transakcji

Przykład: Niemiecka spółka transportowa posiada w Polsce oddział, zajmujący się wyłącznie serwisem i naprawą pojazdów. Przedsiębiorca wystawia fakturę za usługę transportu z Niemiec do Francji. Transakcja nie jest związana z polskim oddziałem, więc taka faktura nie musi być wystawiana w KSeF.

3. Podatnicy korzystający z procedur szczególnych OSS i IOSS

Przykład: Chińska platforma e-commerce sprzedaje drobną elektronikę klientom w Polsce. VAT rozlicza w UE w ramach IOSS (Import One Stop Shop)

4. Podatnicy wystawiający faktury uproszczone

Przykład: Przedsiębiorca kupuje usługę gastronomiczną na spotkanie biznesowe. Sprzedawca nie musi wystawiać odrębnej faktury w KSeF, bo paragon z NIP traktuje się jako fakturę uproszczoną.

5. Podatnicy wystawiający faktury konsumenckie B2C

6. Podatnicy korzystający z kas rejestrujących (do końca 2026r.)

Uwaga: Jeżeli zagraniczna firma posiada w Polsce oddział uczestniczący w transakcji (np. zakład produkcyjny sprzedający towary polskim klientom), wtedy KSeF staje się obowiązkowy, np. szwedzka firma posiada w Polsce zakład produkcyjny, w którym wytwarza elementy maszyn. Wyprodukowane towary sprzedaje polskim kontrahentom bezpośrednio z fabryki w Gdańsku. W tej sytuacji faktury muszą być wystawiane w KSeF.

Ocena, czy zagraniczny podmiot zarejestrowany w Polsce jako czynny podatnik VAT posiada na terytorium kraju stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, zawsze wymaga analizy konkretnego przypadku. W najbliższym czasie planowane jest przygotowanie wyjaśnień dotyczących samej definicji stałego miejsca prowadzenia działalności, ponieważ to właśnie ona przesądza o tym, czy przedsiębiorca zostanie objęty obowiązkiem e-fakturowania.

Jakich faktur nie wystawisz w KSeF?

Nie wszystkie faktury i dokumenty będą obsługiwane przez system. Poza KSeF pozostaną m.in.:

• Noty korygujące - ze względu na konieczność akceptacji przez wystawcę faktury
• Duplikaty faktur - MF zapewnia, że nie ma możliwości, by faktura ustrukturyzowana zaginęła, czy uległa zniszczeniu, a to oznacza, że nie będzie potrzeby wystawiania duplikatów
• Faktury niezgodne ze schemą FA(3) - niektóre faktury będą zawierać mniej wymaganych pól, np. faktury za przejazd nie będą zawierać danych nabywcy. Taka faktura nadal jest prawnie ważna i należy ją wystawić poza KSeF
• Faktury proforma - nie są to dokumenty w rozumieniu ustawy VAT
• Faktury VAT RR - dla rolników ryczałtowych
• Faktury PEF - w ramach zamówień publicznych

KSeF Cię nie ominie? Wybierz BinSoft!

Przygotowanie zaplecza technicznego z odpowiednim wyprzedzeniem czasu na pewno ułatwi terminowe wdrożenie KSeF i pozwoli uniknąć niepotrzebnych niespodzianek. BinSoft od lat wspiera przedsiębiorców w zakresie fakturowania, dlatego w obliczu nadchodzących zmian, już teraz oferuje programy w pełni przygotowane na KSeF. Zapewniamy łatwe wdrożenie naszych usług i wsparcie techniczne na każdym etapie użytkowania. Dzięki nam unikniesz chaosu w 2026 roku i zyskasz pewność, że działasz zgodnie z prawem.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Artykuł został przygotowany w oparciu o założenia projektu ustawy KSeF 2.0 oraz projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF, których treść może ulec jeszcze modyfikacjom. Projekty dostępne są na stronie Rządowego Centrum Legislacji RSC.