Od 2026 roku każdy przedsiębiorca będzie musiał raportować faktury sprzedaży w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Brzmi poważnie, ale spokojnie – wystarczy dobrze się przygotować. Jednym z kluczowych kroków jest odpowiednie uwierzytelnienie, czyli dostęp do systemu. W zależności od tego, jak prowadzisz działalność, dostęp do KSeF wygląda nieco inaczej.

Sposoby logowania do KSeF - JDG

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, nie musisz składać żadnych dodatkowych wniosków w urzędzie. Wystarczy, że masz:

• Kwalifikowany podpis elektroniczny lub
• Profil Zaufany.

I to wszystko. Możesz od razu logować się do KSeF i działać bez przeszkód.

Sposoby logowania do KSeF - spółka

W przypadku spółek sprawa jest nieco bardziej złożona. Nie ma tu jednej osoby, która z automatu miałaby dostęp do systemu. Dlatego trzeba zarejestrować dostęp w urzędzie skarbowym. Są na to dwa sposoby:

1. Formularz ZAW-FA - tradycyjnie i bezpłatnie

• Formularz możesz złożyć elektronicznie (np. przez PUAP) lub papierowo
• Potrzebujesz podpisu kwalifikowanego
• Formularz pozwala zgłosić tylko jedną osobę jako administratora firmy w KSeF
• Administrator może potem samodzielnie dodawać kolejne osoby w systemie.

Przykład: Dwóch wspólników w spółce – jeden zostaje administratorem przez ZAW-FA, drugi dostaje dostęp już bezpośrednio w KSeF, np. przez Profil Zaufany.

Formularz do pobrania: ZAW-FA

2. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna - szybko i zdalnie, ale płatnie

• Działa zdalnie i bez wizyty w urzędzie
• Pieczęć przypisana jest do firmy, a nie do konkretnej osoby
• Dostęp może mieć każdy, kto zna PIN
• Ułatwia przekazywanie dostępu przy zmianach kadrowych
• Można ją zintegrować z oprogramowaniem do fakturowania (np. przez API KSeF).

Jak wygląda nadawanie uprawnień do KSeF?

Gdy urząd zaakceptuje zgłoszenie, administrator dostaje potwierdzenie mailowe. Od tej pory może dodawać kolejnych użytkowników lub firmy.

Uprawnienia można przydzielać:

• Imiennie – osoba loguje się w dowolnym systemie KSeF
• Na token – dostęp działa tylko w konkretnym systemie, w którym token został aktywowany.

Rodzaje uprawnień:

• Dot. zarządzania „użytkownikami” w KSeF - nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień dla użytkowników firmy
• Dot. zarządzania sprzedażą w danej firmie - nadawanie uprawnienia do wystawiania lub weryfikowania faktur ustrukturyzowanych
• Dot. wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach samofakturowania.

Jeśli dostęp otrzymuje zewnętrzny podmiot, np. biuro rachunkowe, logowanie odbywa się na podstawie NIP-u, a potem biuro samo przydziela dostęp swoim pracownikom.

Jaką metodę logowania do KSeF wybrać?

Przy podejmowaniu decyzji warto wziąć pod uwagę kilka rzeczy:

• Rodzaj działalności (JDZ, spółka itd.)
• Ile osób będzie korzystać z KSeF
• Rotację pracowników
• Jakiego programu sprzedażowego używasz (polecamy sprawdzone i na bieżąco aktualizowane rozwiązania firmy BinSoft).

KSeF stanie się obowiązkowy już w 2026 roku – warto przygotować się do tego wcześniej. Wybierz sposób uwierzytelnienia najlepiej dopasowany do Twojej firmy i zadbaj o to, by pierwsze kroki w nowym systemie były stawiane pewnie i efektywnie.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Pamiętaj: Ten artykuł powstał na podstawie oficjalnych informacji Ministerstwa Finansów. Przepisy mogą się zmieniać – jeśli masz wątpliwości, skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.