KSeF nie działa? Jak wystawiać faktury w trybie offline i awaryjnym - poradnik krok po kroku

Wyobraź sobie: końcówka dnia pracy, masz do wysłania paczkę faktur, a tu... system przechodzi w tryb offline. Co w przypadku, gdy usterka trwa kilka godzin, a co jeśli to poważniejsza awaria, na której rozwiązanie trzeba poczekać kilka dni? Czy można legalnie wystawić fakturę, gdy KSeF nie działa?

Na szczęście Ministerstwo Finansów przewidziało takie sytuacje. W tym artykule wyjaśniamy, jak działa KSeF w trybie offline, czym różnią się poszczególne scenariusze awaryjne i jakie obowiązki ciążą na wystawcach faktur.

Co to jest tryb offline w KSeF?

Tryb online w KSeF to standardowy sposób działania – faktura jest wystawiana i automatycznie trafia do systemu Ministerstwa w czasie rzeczywistym. Tryb offline pojawia się wtedy, gdy z różnych przyczyn (np. awarii internetu lub systemu), nie można przesłać faktury od razu.

W takich sytuacjach faktury wystawione „na później” są klasyfikowane jako wystawione w trybie offline. Różne są jednak scenariusze i przepisy – w zależności od przyczyny niedostępności systemu.

1. Tryb offline24 - brak internetu u podatnika

Internet padł? Router postanowił zrobić aktualizację w godzinach pracy? Offline24 to tryb dla ciebie. Można z niego korzystać zawsze – bez względu na powód.

Zasady wystawiania faktur w trybie offline24:

Faktura musi być wystawiona w strukturze FA(3), która będzie obowiązywać wszystkich podatników od 1 lutego 2026 r.
Wystawia się ją elektronicznie (plik XML)
Trzeba ją przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.

Kluczowe daty:

Data wystawienia - wskazana przez podatnika w polu P_1
Data otrzymania - moment, gdy KSeF przypisze fakturze numer identyfikujący.

Uwaga: Jeśli faktura trafia do zagranicznego odbiorcy lub nabywcy bez NIP, musi być oznaczona dwoma kodami QR:

QR „OFFLINE” – zapewnia dostęp do faktury w KSeF oraz weryfikację danych w niej zawartych
QR „CERTYFIKAT” - potwierdza tożsamość wystawcy. Co ważne, aby go wygenerować, konieczne jest pobranie certyfikatu KSeF.

Więcej informacji o kodach weryfikujących QR: Kody weryfikujące QR

Faktura korygująca w trybie offline24:

W przypadku tak wystawionej faktury, przedsiębiorca ma obowiązek przesłania jej niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia. Co to oznacza dla Ciebie? Otóż najpierw powinieneś przesłać oryginalną fakturę do KSeF. Dopiero, kiedy Twoja faktura otrzyma numer KSeF, będziesz mógł wystawić fakturę korygującą.

2. Tryb offline - niedostępność systemu KSeF

Tu chodzi o sytuacje, gdy Ministerstwo zaplanowało prace serwisowe i ogłosiło to w BIP MF.

Jak postępować?

Wystaw fakturę elektronicznie, zgodnie z obowiązującą strukturą
Prześlij ją do KSeF w następnym dniu roboczym po zakończeniu awarii.

Ważne: Daty wystawienia i otrzymania faktury są takie same jak w przypadku trybu offline24. Takie same zasady obowiązują również w kwestii użycia kodów QR oraz wysyłania faktur korygujących.

3. Tryb awaryjny - oficjalna awaria ogłoszona przez MF

Jeśli Ministerstwo Finansów ogłosi komunikat o awarii systemu KSeF w BIP lub przez interfejs API, obowiązują inne zasady (tutaj masz trochę więcej luzu, ale musisz zachować czujność :)

Co robić w trybie awaryjnym?

Wystaw e-fakturę w zgodzie z obowiązującą strukturą
Masz 7 dni roboczych od zakończenia awarii na przesłanie jej do KSeF.

Ważne: Jeśli w tym czasie ogłoszona zostanie kolejna awaria – liczysz 7 dni od zakończenia tej drugiej.

Data otrzymania faktury w trybie awaryjnym to data jej faktycznego otrzymania przez nabywcę.

W przypadku kodów QR stosuje się te same zasady jak w przypadku trybu offline i offline24.

Jeśli zaś chcemy wystawić fakturę korygującą do faktury pierwotnej, wystawionej podczas awarii, można to zrobić po przydzieleniu tej fakturze numeru identyfikującego KSeF.

4. Awaria całkowita - czyli scenariusz z filmów katastroficznych

Ten tryb dotyczy sytuacji nadzwyczajnych, np. wojny, katastrofy, paraliżu infrastruktury państwa. Jeśli nie da się zamieścić komunikatu w BIP MF – zostanie on podany publicznie (np. w mediach).

Co możesz wtedy zrobić?

Wystawić fakturę papierową lub elektroniczną (jak ci wygodniej)
Nie trzeba stosować struktury FA(3)
Nie trzeba wysyłać faktury do KSeF po zakończeniu awarii
Przekazujesz ją odbiorcy dowolnym kanałem – osobiście, e-mailem, a nawet gołębiem pocztowym (byle dotarła).

Ważne:

Takie faktury nie są oznaczane kodami QR
Faktury korygujące również wystawia się poza systemem KSeF.

Podsumowanie - co warto zapamiętać?

Tryb offline24, offline i awaryjny:

Wystawiasz fakturę w strukturze FA(3)
Wysyłasz ją do KSeF:
- do 1 dnia roboczego (offline24 i offline)
- do 7 dni roboczych (awaryjny).
Jeśli faktura trafia poza KSeF – oznaczasz ją dwoma kodami QR.

Awaria całkowita:

Faktury wystawiasz poza KSeF
Nie obowiązują QR ani struktura logiczna
Wysyłka faktury bez udziału systemu.

Pro tip: Na co dzień pamiętaj – jeśli KSeF śpi, ty działasz dalej! Pilnuj struktur i czasu wysyłki, bo urzędy nie znają słów „Nie zdążyłem, bo…” :)

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czym jest tryb offline w KSeF?

To tryb wystawiania faktur, gdy z powodu awarii internetu lub systemu KSeF nie można ich przesłać w czasie rzeczywistym. Faktura jest wtedy zapisywana i wysyłana do systemu później, zgodnie z określonymi zasadami.

Czym różni się tryb offline24 od trybu offline? 

Tryb offline24 dotyczy sytuacji, gdy podatnik ma problem z dostępem do internetu. W takich okolicznościach, fakturę trzeba wysłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu. W trybie offline przyczyną jest niedostępność samego systemu KSeF, ale zasady wysyłki są identyczne.

Kiedy obowiązuje tryb awaryjny? 

Tryb awaryjny obowiązuje gdy Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłosi awarię systemu KSeF w BIP lub przez API. Może to być np. poważna usterka uniemożliwiająca korzystanie z systemu. Fakturę należy wówczas przesłać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii.

Co to jest awaria całkowita i jak wtedy wystawiać faktury? 

Awaria całkowita to sytuacja nadzwyczajna, np. wojna, katastrofa lub paraliż infrastruktury, kiedy nie można nawet ogłosić komunikatu w BIP. W takim przypadku można wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, bez obowiązku stosowania struktury FA(3) i kodów QR.

Czy w trybie offline lub awaryjnym można od razu wystawić fakturę korygującą? 

Nie. Najpierw trzeba przesłać fakturę pierwotną do KSeF i poczekać, aż otrzyma numer identyfikujący. Dopiero wtedy można wystawić korektę.

Przepisy opisane w tym artykule opierają się na założeniach zawartych w projekcie ustawy KSeF 2.0 oraz projekcie rozporządzenia ws. korzystania z KSeF. Finalne regulacje mogą się jeszcze zmienić – aktualne wersje znajdziesz na stronie Rządowego Centrum Legislacji.

Źródło:

https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/informacje-ogolne-ksef-20/tryb-offline24-offline-awaria-i-awaria-calkowita/[dostępny 12.08.25r.].