KSeF - aplikacja rządowa czy dedykowane rozwiązanie? Dlaczego wybrać Bramkę KSeF od BinSoft

Krajowy System e-Faktur (KSeF) już wkrótce stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. To oznacza, że każdy właściciel firmy będzie musiał zdecydować, jak korzystać z KSeF – za pomocą rządowej aplikacji czy dedykowanych rozwiązań biznesowych.

Ministerstwo Finansów oferuje, m.in. Aplikację Podatnika KSeF oraz anonimowy dostęp do systemu. Brzmi dobrze? Niestety, te narzędzia mają swoje ograniczenia, które w praktyce mogą spowolnić pracę firmy i zwiększyć ryzyko błędów.

W tym artykule pokazujemy, czym różni się rządowa aplikacja od profesjonalnych narzędzi i dlaczego Bramka KSeF od BinSoft to znacznie lepszy wybór dla przedsiębiorców, którzy stawiają na bezpieczeństwo, wygodę i automatyzację.

Czym jest Aplikacja Podatnika KSeF?

Aplikacja Podatnika KSeF to darmowe narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Działa w chmurze i umożliwia:

• wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych,
• przeglądanie faktur,
• zarządzanie uprawnieniami i tokenami,
• sprawdzanie statusu przetwarzania faktury,
• pobieranie UPO,
• podgląd faktur bez konieczności logowania.

Dostęp jest możliwy poprzez stronę i nie wymaga dodatkowego oprogramowania. Kluczowe jest jednak logowanie – każdorazowo trzeba uwierzytelnić się, np. podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub tokenem KSeF.

Sposób pierwszego logowania do Aplikacji zależy od tego, czy przedsiębiorca jest osobą fizyczną, czy np. reprezentantem spółki. Informacje o tym, jak uwierzytelnić spółkę w KSeF, znajdziesz w artykule tutaj.

Aplikacja Podatnika KSeF - wersje oprogramowania

Aplikacja jest dostępna dla przedsiębiorców od 1 stycznia 2022 roku, a podatnik może skorzystać z trzech wersji oprogramowania, do których należą:

• Wersja testowa - umożliwia „przeklikanie” wszystkich funkcjonalności systemu przy pomocy fikcyjnych danych,
• Wersja przedprodukcyjna KSeF (Demo) - daje możliwość przetestowania procesu wysyłania i odbierania e-faktury od początku do końca. Wersja ta wymaga zastosowania rzeczywistych danych podmiotów, ale cały proces nie będzie niósł za sobą żadnych skutków prawnych,
• Wersja produkcyjna KSeF - umożliwia rzeczywistą pracę z Aplikacją Podatnika, bazując na prawdziwych danych.

Aplikacja Podatnika KSeF - co może pójść nie tak?

Aplikacja rządowa działa i nawet spełnia swoje zadania, ale posiada wiele ograniczeń, którym warto się przyjrzeć bliżej:

1. Brak personalizacji i kontroli - w przypadku gdy korzystamy z anonimowego dostępu do KSeF, trudno w firmie sprawdzić, kto pobrał fakturę, zwłaszcza jeśli w procesie bierze kilka osób - dział sprzedaży, księgowość, czy biuro obsługi klienta,
2. Czasochłonne logowanie - Aplikacja Podatnika KSeF wymaga ręcznego logowania za każdym razem - przez profil lub podpis,
3. Brak automatyzacji - wszystkie faktury trzeba pobierać i przetwarzać ręcznie, a to wymaga każdorazowego, ręcznego logowania, co pochłania czas i dodatkowe zasoby,
4. Większe ryzyko pomyłek - manualne przenoszenie danych zawsze zwiększa ryzyko pojawienia się błędnych informacji,
5. Utrudniona archiwizacja i raportowanie - aplikacja nie daje narzędzi do tworzenia zestawień, raportów czy przeglądania historii dokumentów. Każdy plik trzeba organizować i archiwizować samodzielnie, a to znów wymaga dodatkowego czasu.

Dla małych firm wystawiających kilka faktur miesięcznie - jeszcze da się z tym żyć. Dla przedsiębiorców działających na większą skalę - to raczej droga przez mękę.

Dlaczego Bramka KSeF od BinSoft to lepsze rozwiązanie?

Bramka KSeF od BinSoft została stworzona z myślą o przedsiębiorcach , którzy chcą korzystać z KSeF w sposób profesjonalny i bezpieczny. Oto kluczowe korzyści:

1. Integracja z systemami fakturującymi - dokumenty trafiają bezpośrednio do systemu automatycznie, bez konieczności ręcznego logowania się do KSeF,
2. Bezpieczeństwo i pełna kontrola - każdy użytkownik ma przypisane uprawnienia, historia działań jest zapisywana, a ty masz upragniony porządek w dokumentach :)
3. Oszczędność czasu - aplikację autoryzujesz raz - tokenem i NIP-em. Nie potrzebujesz podpisu elektronicznego ani profilu zaufanego przy każdej operacji. Faktury są wysyłane i odbierane w tle, a pracownicy mogą skupić się na swojej pracy, albo iść wypić kawę :)
4. Minimalizacja ryzyka błędów - automatyzacja eliminuje konieczność ręcznego przenoszenia danych, a to minimalizuje ryzyko wprowadzania błędnych informacji,
5. Raporty i archiwizacja - wszystkie dokumenty są uporządkowane i dostępne w jednym miejscu. Bramka KSeF pozwala na archiwizację faktur oraz UPO w wybranym folderze,
6. Prosta instalacja i obsługa - Bramkę KSeF w prosty sposób zainstalujesz na Windows lub macOS. Wystawiasz fakturę XML w swoim systemie, przeciągasz ją do aplikacji i jednym kliknięciem wysyłasz do KSeF. Analogicznie - jednym kliknięciem odbierasz faktury. I znów możesz iść na kawę :)
7. Wsparcie techniczne i dokumentacja dla deweloperów - zawsze możesz liczyć na naszą pomoc, a twoi deweloperzy na elastyczność i pełną dokumentację w przypadku integracji z bardziej rozbudowanym systemem.

Aplikacja Podatnika KSeF to rozwiązanie dla osób, które sporadycznie mają do czynienia z fakturami i nie potrzebują kontroli nad procesem. Dla firm prowadzących regularną działalność gospodarczą jest to jednak zbyt ryzykowna i niewygodna droga.

Decydując się na Bramkę KSeF od BinSoft zyskujesz nie tylko wygodę i oszczędność czasu, ale przede wszystkim bezpieczeństwo, spójność i pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów.

Jeśli chcesz korzystać z KSeF profesjonalnie - wybór jest oczywisty.

Najczęściej Zadawane Pytania (FAQ)

Artykuł został przygotowany w oparciu o założenia projektu ustawy KSeF 2.0 oraz projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF, których treść może ulec jeszcze modyfikacjom.